一、電子發文對外受文者，應符合「公文電子交換地址簿公開資訊(https://www.good.nat.gov.tw/regcenter/csv/all_utf8.txt)」正確機關、學校全銜，方能電子交換發文。
二、如對象為個人之行文方式如下：
(一)電子發文：受文者為機關、學校，如僅係通知其所屬人員之公文，可於主旨或說明詳述欲通知之該機關、學校所屬單位與個人姓名，以利該機關、學校內部分文。
(二)紙本發文：受文者因故必需為個人姓名者，請以紙本用印發文。